TRADUCCIÓN DE CARPETAS DE EXPORTACIÓN
¿Qué es una carpeta de exportación?
La carpeta de exportación es la documentación que toda empresa alimentaria debe presentar al país interesado en importar sus productos.
Esta carpeta tiene por objetivo demostrar cuáles son los recaudos que toma la empresa alimentaria durante cada etapa de producción para mantener la inocuidad y calidad de los alimentos.
Con este propósito, las carpetas de exportación suelen incluir los siguientes documentos como base:
Plano del establecimiento
El plano del establecimiento sirve para dar contexto del lugar donde se lleva a cabo cada etapa de la elaboración de los alimentos. Se pueden incluir varios planos: plano con la ubicación de las áreas, plano con la descripción de los procesos (por ejemplo, cuál es el trayecto de las carnes desde faena hasta empaquetado), plano con la ubicación de ciertos equipos (clorinador, depósito y pozo de agua, generador de amoníaco, caldera, etc.), y plano del sistema eléctrico del establecimiento.
En este caso, suelo trabajar con un archivo PDF editable. De otra forma, es muy complicado agregar la información traducida. En caso de no contar con un archivo editable o de que el archivo sea muy pesado, se puede trabajar con un archivo Excel con indicaciones.
Plan y registro HACCP
Estos documentos son clave al momento de demostrar la inocuidad de los alimentos, ya que su propósito es indicar los puntos críticos de control donde los operarios deben prestar mayor atención a posibles contaminaciones.
El plan suele indicar el equipo que se conforma para definir los puntos críticos de control, las responsabilidades de cada uno, una descripción del proceso de producción y, por supuesto, la descripción de los puntos críticos de control y las medidas que se toman en casos de desvíos.
El registro HACCP es simplemente eso: un registro del proceso de control y verificación.
Para conocer más sobre el sistema HACCP, pueden consultar este otro artículo.
Manual POES
Hablé sobre este documento en detalle en este artículo. En resumen, los POES son los “procedimientos operativos estandarizados de saneamiento” y describen los procedimientos de limpieza y desinfección (y también pueden incluirse los de mantenimiento) que se llevan a cabo antes, durante y después de las operaciones. También indican quién está a cargo de dichas operaciones y quién está a cargo de supervisar su correcta realización. Es otro documento clave para demostrar la inocuidad de los productos.
Además, en este manual es probable que se describa el método de almacenamiento y manejo de los productos químicos utilizados en la higienización de las instalaciones y superficies, así como el método de disposición de los residuos con el fin de evitar la contaminación cruzada.
Buenas prácticas de manufactura
A veces estas buenas prácticas pueden estar incluidas en un solo manual o distribuirse en distintos documentos por tema (por ejemplo, “Desposte y charqueo”, “Control de temperatura”). Las buenas prácticas de manufactura o BPM suelen describir las operaciones que realizan los operarios en cada etapa de producción y los registros que deben completar en cada caso.
Por ejemplo, una BPM puede ser el proceso de desposte y charqueo de las canales y las conductas higiénicas del personal durante la manipulación de los cortes (higiene de guantes y de utensilios y respuesta ante caída de los cortes al suelo).
Otros temas incluyen el control de la temperatura de las canales y de los cortes, el método de faena (sobre todo en casos de certificación religiosa), la inspección ante- y post-mortem y el proceso de empaquetado.
Trazabilidad y recall
Esta documentación busca demostrar el registro que la empresa lleva de su producto desde origen hasta distribución y cuál es su procedimiento en caso de necesitar recuperar el producto del mercado.
Suele incluir los registros que lleva, evidencia documental de trazabilidad (por ejemplo: registros del establecimiento de origen de los animales, registros de transporte, etc.), el método de supervisión de dichos registros por los operarios de la empresa, el método de recupero de los productos que representan un peligro para la salud pública y las medidas correctivas en cada caso.
Manejo integrado de plagas
El manejo integrado de plagas muestra evidencia de la protección de los establecimientos productores frente a cualquier tipo de plaga (insectos, mamíferos, roedores).
Suele incluir el plano de desinfestación y desratización, los productos utilizados y la descripción del proceso (cada cuánto se lleva a cabo, qué empresa está a cargo, cuál es el método elegido).
Monitoreo microbiológico y fisicoquímico del agua
Estos son análisis de laboratorio que demuestran el control del agua utilizada en los establecimientos productores. De esta forma, se garantiza que el agua no puede ser potencial contaminante de los productos elaborados y que se encuentra correctamente potabilizada (es decir, los niveles de cloro son adecuados).
A esta documentación se le puede incluir la descripción del mantenimiento de los pozos y depósitos de agua y del proceso de clorinación del agua (y las medidas correctivas en caso de desvío).
Plan de capacitación del personal
El plan de capacitación del personal demuestra la educación continua del personal de la planta, desde operarios hasta responsables de las tareas de limpieza y desinfección.
Este plan puede incluir las capacitaciones que se ofrecen al personal que ingresa a la planta (a cargo del supervisor del área); los cursos de actualización que se ofrecen, su temario y la persona responsable de dictarlos; y, en algunos casos, las evaluaciones y los registros de asistencia.
Otros documentos
Además de los documentos mencionados anteriormente, podemos encontrar: los certificados de acreditación de los laboratorios donde se llevan a cabo los diferentes análisis, los resultados de los análisis, los métodos analíticos implementados, los certificados de los productos químicos utilizados, los certificados de aprobación de productos veterinarios (en caso de criar a los animales en el establecimiento) y la memoria edilicia (descripción de cómo están construidas las instalaciones).
Método de traducción
Al momento de solicitar un presupuesto de traducción, es recomendable mandar todos los archivos en formato editable, en la medida de lo posible. Esto incluye aquellos documentos que se agregan como imágenes en los documentos (salvo que sean claramente un escaneo), cuadros, imágenes con texto y flujogramas.
Como mencioné en el caso del plano del establecimiento, suelo trabajar en el mismo archivo PDF editable o pasar toda la información a una planilla de Excel cuando lo anterior no es posible.
En el caso de los documentos no editables, trato de copiar el formato del original. Esto ocurre en el caso de las notas o los resultados analíticos o incluso con documentos más complejos, como los DT-e o los registros extensos.
CONCLUSIÓN
Las carpetas de exportación varían para cada país porque cada uno establece cuáles son los requisitos que se necesitan cumplir. A partir de esto, los establecimientos deben definir qué información evidencia dicho cumplimiento.
También es posible que otras empresas alimentarias requieran esta información, o parte de ella, para conocer los procedimientos de producción de la empresa alimentaria con el fin de utilizar sus productos como materia prima.
Sea cual sea el caso y sea cual sea el rubro (carnes, lácteos, productos avícolas, productos apícolas, etc.), es muy probable que las empresas alimentarias deban presentar cualquiera de estos documentos al momento de exportar para demostrar la inocuidad de sus alimentos.
En estos casos, siempre es conveniente trabajar con un traductor especializado que conoce el proceso y cada uno de los documentos involucrados.
Si necesita la traducción de su carpeta de exportación, no dude en contactarme a través de la sección de Contacto o directamente por mail a sofiagalli@headwaytranslations.com para que organicemos su proyecto y los plazos de entrega.
Para conocer en detalle los servicios de Headway Translations en materia de agroalimentos, puede dirigirse a la página de Headway Agro. Para comunicaciones institucionales, puede visitar la página de Headway Business.